グラフを使って相手に自分の考えをうまく伝える資料化のコツ

プロジェクトを推進していると、お客様と一緒に仕事をすることが多くなります。 そういった取り組みの中ではお客様にコンサルティング活動を通して、Tips’sを提供する機会も増えてきます。 そんな中で、すぐ使える小技系を集めたノウハウをタイミングみてアップしていきたいと思います。 今回は「グラフで相手に自分の考えをうまく伝えるコツ」です。ちょっとした工夫で相手の納得度を上げられるノウハウですので是非ご活用ください。

【目次】

①データ分析の目的は忘れずに

②分析データの出所と内容把握は事前にすませておく

③グラフを説明用の資料にする際のポイント

①データ分析の目的は忘れずに

分析を始めると必ず一度は陥ってしまうのが、分析途中で少しづつ何かがわかってきたことに思考を奪われて、 何を目的に分析しているかがわからなくなってしまう事象。スプレッドシートを用いて、 ピボットなどを使っていると、数字が整理されていろいろ見えてきてしまい、何かわかった気がしてきてしまう。この数字は一体何なのか？軸を変えると数字がどう変わるのか？と数字の変化が面白くなってしまい あっという間に2時間も時間が過ぎていたということも、、、、データ分析ではだれもが陥るあるあるだと思います。。
そんな時に大事なのは、データ分析に入る前に必ず、「この分析では、～という仮説を検証する。もしくは、～を把握することを目的とする」とゴールを明確化することが重要です。もしくは見えるところにポストイットにゴールを書いて貼って置き、この分析により 分かりたいことは何なのか？何が分れば終了なのかをきちんと見えるようにしておくことがとっても大事！半永久的に続いてしまう分析に陥らないようにできます。

②分析データの出所と内容把握は事前にすませておく

データを分析しグラフ化、分かり易く資料化するということは、 分析した結果から何かを定量的に説明できる状況を作り聞き手に納得してもらうことが目的になります。 説明する際には、このデータはどこの部署のデータなのか、信頼性は高いのか？ 各項目にはどんなデータが入っているのか？ 入力されている記号やコードはどんな意味を持っているのか？ こういった点をしっかり説明できるようにしておかないと 説明相手に納得してもらえず、説得力が下がってきてしまいます。また、説明している本人も、予期せぬ質問でモゴモゴなりがちです。きちんと相手に伝えられるように データの中身はきちんと理解しておきましょう。

③グラフを説明用の資料にする際のポイント

グラフ化する時の最初のポイントは、分析した結果を分かり易く相手に伝えるために適切なグラフを選択することです。自分の場合は、相手も自分も直感的にみて分かり易いグラフを使うようにしている（他の難しいグラフの使い方がわからない。。。）のでレパートリーは少ないのですが、、棒グラフ、折れ線グラフ、パレート図、ヒートマップなどを使います。グラフの説明はChatGPTなどで、「どのグラフが最適？」と質問すると説明してくれるので、いったんここでは説明を省きます。

で、最後にグラフを資料化していきますが、伝わりやすいグラフを作ることを目的にした際に、「意図が伝わりにくい作り方：やってはダメパターン」と「意図をしっかり伝える作り方：こうしたほうが作り易い作り方」で説明します。やってはだめは自身も昔こんな作り方をしており、諸先輩方に指導されたり、書籍を読み現場で活用しながら覚えたノウハウです。すごく簡単なので是非ご活用ください。プレゼンでも説明しやすくなると思います。

　ポイントは自分が分析で得られた定量的な情報を裏付けに、何が言えるのかを説明相手にしっかり伝えること。です。グラフは見方によっては様々な解釈ができてしまいます。それをできるだけなくすことを意識するだけでも、資料の質が格段にアップすると思いますので、是非お試しください。

なお、弊社ではこうしたコンサルノウハウを企業研修としても提供しておりますので、ご興味あるかたはこちらからお問合せください。